กระบวนงานการยืม-คืนเงินราชการ
ผังกระบวนงาน ( Work Flow) การยืมเงินราชการ
| ที่ | ผังกระบวนการ | ระยะเวลา | รายละเอียดของงาน | ผู้รับผิดชอบ |
| 1 | ผู้ยืมเงินส่งสัญญายืมเงิน | ก่อนวันเดินทาง/วันที่ต้องใช้เงินไม่น้อยกว่า 5 วันทำการ หรือ ไม่น้อยกว่า 7 วันทำการแล้วแต่กรณี | 1.1 ผู้ยืมเงินส่งสัญญาการยืมเงิน จำนวน 3 ฉบับ ให้การเงินก่อนวันเดินทางไปราชการ/วันที่ต้องการใช้เงิน | - ผู้ยืมเงิน |
| 2 |
รับสัญญาการยืมเงิน |
ทุกวัน | 2.1 งานการเงินรับสัญญายืมเงินจากผู้ยืมเงิน | - งานการเงิน |
| 3 |
ตรวจสอบสัญญาการยืมเงิน |
1 วัน | 3.1 งานการเงินตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน ของสัญญายืมเงินและเอกสารประกอบสัญญาการยืมเงิน
- ถูกต้อง : ส่งเพื่อควบคุมเงินในระบบควบคุมงบประมาณ - ไม่ถูกต้อง ; ส่งคืนผู้ยืมเงินเพื่อดำเนินการแก้ไข 3.2 งานการเงิน ส่งสัญญาการยืมเงินให้ผู้ตรวจสอบ เพื่อเสนอผู้บังคับบัญชาอนุมัติ |
- งานการเงิน
- ผู้ตรวจสอบ |
| 4 | ควบคุมเงินในระบบควบคุมงบประมาณ | 1-3 วัน ขึ้นอยู่กับผู้เซ็นต์สั่งจ่าย | 4.1 งานการเงินควบคุมเงินในระบบควบคุมงบประมาณ
4.2 เขียนเช็คเสนอผู้มีอำนาจสั่งจ่ายเช็ค 2 ใน 3 ท่าน |
- งานการเงิน
- งานการเงิน |
| 5 |
จ่ายเงินยืม ผู้ยืม |
- ก่อนวันเดินทาง 3 วันทำการ
1 วัน |
5.1 งานการเงินจ่ายเงินยืมให้แก่ผู้ยืมเงิน
5.2 ผู้ยืมเงินรับสัญญายืมเงินที่จ่ายแล้วกับงานการเงิน เพื่อควบคุมการส่งหลักฐานการเบิกจ่ายหรือเงินเหลือจ่าย(ผู้ยืมเงินจะได้สัญญายืมเงินแผ่นสีเหลือง) 5.3 งานการเงินลงทะเบียนคุมลูกหนี้ |
- งานการเงิน
- ผู้ยืมเงิน - งานการเงิน |
ผังกระบวนงาน ( Work Flow) การคืนเงินยืมราชการ
|
ที่ |
ผังกระบวนการ |
ระยะเวลา |
รายละเอียดของงาน |
ผู้รับผิดชอบ |
|
1 |
ส่งคืนสัญญายืมเงิน
|
ทุกวัน |
1.1 ผู้ยืมเงินส่งคืนหลักฐานการเบิกจ่ายเงินพร้อมด้วยสัญญาการยืมเงิน จำนวน 1 ฉบับ 1.2 งานการเงินลงทะเบียนคุมลูกหนี้ |
- ผู้ยืมเงิน
- งานการเงิน
|
|
2 |
รับหลักฐานการจ่ายและ/หรือเงินเหลือจ่าย (ถ้ามี) |
ตามกำหนดในสัญญายืมเงิน |
2.1 งานการเงินรับหลักฐานการจ่ายเงินและ/หรือเงินเหลือจ่าย(ถ้ามี) เพื่อชดใช้เงินยืม จากผู้ยืมเงินตามกำหนดในสัญญาการยืมเงิน ดังนี้ 1. เดินทางไปราชการ (ภายในประเทศ) ภายใน 10 วัน นับจากวันที่กลับมาถึง (ตามระเบียบ 15 วัน) 2. เดินทางไปราชการ (ต่างประเทศ) ภายใน 15 วัน นับจากที่กลับมาถึง (ตามระเบียบ 30 วัน) 3. ยืมเงินเป็นค่าใช้จ่ายอื่น ภายใน 20 วัน นับจากวันที่แล้วเสร็จ 2.2 งานการเงิน ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน ของหลักฐานการจ่ายปฏิบัติเป็นไปตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับของทางราชการ 2.3 หากมีผู้ยืมเงินไม่ส่งหลักฐานและ/หรือเงินเหลือจ่าย (ถ้ามี) เพื่อชดใช้เงินยืมตามกำหนดในสัญญาการยืมเงิน งานการเงินจะดำเนินการ ดังนี้ 1. ออกหนังสือเรียกให้ชดใช้เงินยืมภายใน 7 วัน นับจากวันที่ลงนามหนังสือ 2. หากผู้ยืมเงินไม่ปฏิบัติตามข้อ 1 งานการเงินจะรายงานผู้อำนวยการ เพื่อพิจารณาสั่งการให้หักเงินเดือน ค่าจ้าง เบี้ยหวัด บำเหน็จบำนาญ หรือเงินอื่นใดที่ผู้ยืมเงินพึงได้รับจากทางราชการ เพื่อชดใช้จำนวนเงินที่ยืมไปจนครบถ้วนตามที่ระบุไว้ในสัญญาการยืมเงิน |
- งานการเงิน - ผู้ยืมเงิน
- งานการเงิน
- งานการเงิน |
ขอแลกเปลี่ยนเรียนรู้เรื่องการเบิกจ่ายค่าที่พักที่ไปราชการ เนื่องจากขณะนี้โรงแรมจะสอบถามว่าขอรับใบเสร็จรับเงินหรือไม่ ซึ่งโรงแรมจะขอเลขที่เสียภาษีของหน่วยงาน ดังนั้นอาจารย์ควรขอเลขที่เสียภาษีของวิทยาลัยด้วยค่ะ
เลขที่ 099-4-00048068-7
การพัฒนาจัดการความรู้เรื่องการยิม-คืนเงินทางราชการ ควรมีการเก็บรวบรวมสถิติข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นก่อนการกำหนดแนวปฏิบัติเพื่อเป็นข้อมูลในการเปรียบเทียบการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นก่อน-หลังมีการใช้แนวปฏิบัติดังกล่าว ทำให้เกิดการทบทวนกลวิธีหรือแนวทางที่กำหนดสามารถแก้ไขปัญหาได้เพียงใด และจะพัฒนาปรับปรุงให้ดีขึ้นกว่าเดิมได้อย่างไรในอนาคต
ขอแลกเปลี่ยน ในการส่งหลักฐานการยืมหรือการส่งหลักฐานเพื่อ clear ค่าใช้จ่าย มักพบปัญหา หลักฐานไม่ครบ ไม่สมบูรณ์ ควรมีการเพิ่มใบ check list รายการและความสมบูรณ์ของเอกสาร เพื่อให้ผู้ปฏิบัติตรวจสอบตนเองได้ก่อนในเบื้องต้น ก่อนที่ต้องผิดพลาดและแก้ไขอีกหลายฉบับค่ะ
ควรมีการรวบรวมปัญหาและอุปสรรคของการยืม-คืนเงินราชการที่พบบ่อย และนำมาประชาสัมพันธ์แนวทางการแก้ปัญหาต่างๆ โดยอาจใช้การทำหนังสือเวียน การลงในเว็บ เช่น เว็บบอร์ด หรือกระดานถาม-ตอบ เพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ร่วมกันระหว่างผู้ปฏิบัติงาน ทำให้สามารถทราบถึงปัญหาของแต่ละคนที่เกิดขึ้น และนำมาประยุกต์ใช้กับตนเองได้อย่างถูกต้อง ลดความผิดพลาดและการแก้ไขรายงานซ้ำซ้อน
ระบบการเงินควรสรุปประเด็นปัญหาที่มักเจอบ่อยๆ มาแจ้งและประชาสัมพันธ์ พร้อมทั้งบอกแนวทางแก้ไขให้บุคลากรทราบ เพื่อให้เกิดการเรียนรู้และพัฒนากระบวนการยืม-คืนเงินราชการ
ควรมีการจัดอบรมชี้แจงเกี่ยวกับกฎระเบียบกระบวนการยืมและคืนเงินราชการ เพื่อให้งานการเงินได้มีโอกาสชี้แจงให้ทราบถึงกฎระเบียบ ข้อกำหนดต่างๆ เพราะบางครั้งก็มักมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยที่ไม่ทราบกันทั่วถึง เพื่อจะทำให้ระบบการยืมและคืนเงินราชการเป็นแนวทางเดียวกัน
การมีแนวปฏิบัติในกระบวนงานการยืม-คืนเงินราชการ เป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้ผู้ปฏิบัติราชการเห็นถึงความสำคัญ ของระเบียบราชการในการยืมคืนเงินราชการ การมีแนวปฏิบัติจะช่วยให้ผู้นำแนวปฏิบัติไปใช้ทราบถึงขัั้นตอน เอกสารประกอบการยืม คืนเงินราชการ ซึงเป็นสิ่งที่สามารถลดความผิดพลาดในการยืมคืนเงินราชการได้
ผังกระบวนการที่นำเสนอมานั้น ทำให้ผู้ยืมเงินทราบถึงขั้นตอน และวิธีการปฏิบัติ
ในการยืมเงินราชการ ได้อย่างถูกต้อง มีประสิทธิภาพ และเป็นมาตรฐานเดียวกัน และควรมีการสรุปปัญหาที่พบบ่อยๆ มารวบรวม และวิเคระห์เพื่อนำมาแก้ปัญหาได้ตรงประเด็นมากขึ้น
พบปัญหาเช่นเดียวกับที่อ.ดร.ศศิธร ชิดนายีกล่าวถึงเกี่ยวกับเลขที่เสียภาษีของวิทยาลัย อาจารย์ควรบันทึกเลขที่นี่ไว้เพราะต้องใช้เมื่อไปราชการและต้องเบิกจ่ายค่าที่พัก
การมีแนวปฏิบัตินี้เป็นสิ่งที่ดีแต่ควรมีการประชาสัมพันธ์และเผยแพร่เพื่อความสะดวกและถูกต้อง เนื่องจากอาจารย์แต่ละท่านไม่ได้ไปราชการและส่งรายงานการเดินทางบ่อยๆอาจปฏิบัติไม่ครบถ้วนได้
เห็นด้วยกับความคิดเห็นของ อ.อดุลย์ ว่า เก็บรวบรวมสถิติข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นก่อนการกำหนดแนวปฏิบัติเพื่อเป็นข้อมูลในการเปรียบเทียบการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นก่อน-หลังมีการใช้แนวปฏิบัติดังกล่าว และการเงินอาจจะมีการชี้แจงประเด็นที่พบบ่อยให้กับอาจารย์ผ่านการประชุมประจำเดือนหรือการทำบันทึกชี้แจงให้อาจารย์ทุกท่านเพื่อลดข้อผิดพลาดในครั้งต่อไป
สนับสนุนการในการจัดทำแนวทางปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษร ส่วนในการปฏิบัติจริงนั้น อาจมีสิ่งที่ไม่เป็นไปตามนั้นบ้าง ตามสถานการณ์ไป แต่การยึดแนวไว้ก่อนถือเป็นการดี ควรมีการประชาสัมพันธ์ที่ชัดเจนด้วยเพื่อให้อาจารย์และบุคลากรทุกคนปฏิบัติได้ถูกต้อง
การประกาศผังกระบวนงาน ( Work Flow) การยืมเงินราชการ ให้เป็นแนวปฏิบัติไปในทิศทางเดียวกันให้แก่บุคคลากรจะสามารถเพิ่มประสทธิภาพการดำเนินการในแต่ละขั้นตอนได้ดี และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
สำหรับอาจารย์ที่มาทำงานใหม่หรืออาจารย์ที่กลับมาจากการศึกษา เจ้าหน้าที่การเงินควรมีการปฐมนิเทศเกี่ยวกับกฏระเบียบการเบิกจ่าย หรือข้อกำหนด และการใช้เอกสารการเงินต่างๆ เพื่อป้องกันความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นกับระบบการเงิน
ระบบการคืน เงิน มีความชัดเจน แต่ในกรณ๊ที่ต้องไปราชการด่วน เนื่องจากหัวหน้างานมอบให้ไป และเรายังติด คืนเงินราชการ อาจต้อง มีระบบและกลไล ในการช่วยเหลือ ดังกล่าวครับ อย่างไรก็ตามในกรณ๊ เมื่อเงินยืมออกแล้ว ให้มีระบบช่วงแจ้งให้ไปรับเงินยืม อาจมีระบบline หรือ โทรศัพท์ ครับ
ปััญหาที่พบบ่อยคือ การเขียนรายงานการเดินทางไม่ถูกต้อง งานการเงินควรมีตัวอย่างการเขียนรายงานการเงิน เช่นกรณีไปประชุมแล้วเลี้ยงอาหารกลางวัน หรืออาหารเย็น เพราะมีการคำนวนเงินผิดพลาดบ่อยเกี่ยวกับค่าเบี้ยเลี้ยงในการไปราชการ เป็นต้น
จากการยืมเงินไปราชการที่ผ่านมา พบประเด็นสำคัญคือทางโรงแรมไม่สามารถออก folio ให้กับผู้พัก 2 คนในใบเดียวกันได้ โดยทางโรงแรมแจ้งว่าให้ยึดตามใบเสร็จรับเงินแทน ซึ่งการไปราชการครั้งนี้ไม่พบปัญหาเนื่องจากมีผู้เดินทางไปราชการจากสังกัดเดียวกัน แต่หากต่อไปต้องไปราชการและพักร่วมกับผู้ที่จากสังกัดอื่น ก็อาจจะพบปัญหาได้เมื่อกลับมาดำเนินการเขียนรายงานการเดินทางกับต้นสังกัด ซึ่งผู้ที่เดินทางไปราชการอาจต้องสอบถามกับทางโรงแรมที่พักก่อนและศึกษาระเบียบกับฝ่ายการเงินกับต้นสังกัดเพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
การมีแนวปฏิบัติการยืมและคืนเงินราชการ เป็นสิ่งที่ดีแต่ควรมีแนวปฏิบัติเรื่องของการเขียนรายงานการเดินทาง ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแนวปฏิบัติการคืนเงิน ที่พบปัญหาบ่อย และควรมีการรวบรวมปัญหาที่พบบ่อยของระบบต่างๆ ของการเงิน เพื่อวางแผนปรับปรุงและพัฒนาระบบให้สมบูรณ์ ลดข้อผิดพลาดและสามารถปฏิบัติได้ถูกต้อง
ผังกระบวนงาน ( Work Flow) การยืมเงินราชการควรมีการระบุรายและเอียดแนวปฏิบัติเรื่องของการเขียนรายงานการเดินทาง กรณีตัวอย่างเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติเดียวกันซึ่งส่งผลให้ผู้ปฏิบัติสามารถ ปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง
อย่าลืมนะคะในกรณีที่ยืมเงินไปราชการ ไม่ควรจ่ายค่าที่พักด้วยบัตรเครดิต เพราะจะทำให้เห็นว่าเราได้เงินสดไปแต่เราไม่นำเงินไปจ่าย แต่ใช้เครดิตจ่ายทีหลังจะเป็นการผิดระเบียบ
การเงินควรมีการทำคู่มือระเบียบขั้นตอนที่เกี่ยวกับการเงินสำหรับอาจารย์และบุคลากรเพื่อให้มีแนวปฏิบัติเดียวกัน นอกจากนั้นจะทำให้เกิดความโปร่งใสตรวจสอบได้
การมีแนวปฏิบัติในกระบวนงานการยืม-คืนเงินราชการที่ชัดเจน เป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้ผู้ปฏิบัติราชการเห็นถึงความสำคัญของระเบียบราชการในการยืมคืนเงินราชการ และทราบกระบวนการ ขั้นตอนของการยืม-คืนเงินราชการ เพื่อให้ปฏิบัติไปในทิศทางเดียวกันและลดการเกิดความเสี่ยง/ความผิดพลาดในการยืม-คืนเงินราชการ
ฝ่ายการเงินควรมีการชี้แจงประเด็นปัญหาที่พบบ่อยให้กับอาจารย์ผ่านการประชุมประจำเดือนหรือการทำบันทึกชี้แจงให้อาจารย์ทุกท่านเพื่อลดข้อผิดพลาดในครั้งต่อไป ซึ่งโดยปกติแล้วในทางปฏิบัติอาจารย์์มีความมุ่งหมายในการปฏิบัติให้ถูกต้องตรงตามระเบียบ แต่อาจเกิดความเข้าใจผิดหรือเข้าใจไม่ตรงกัน ดังนั้นจึงควรมีการสื่อสารกันแบบ 2 ทางอย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอ
แนวปฏิบัติการยืมและคืนเงินราชการ ทำให้สามารถปฎิบัติได้้ในแนวทางเดียวกัน และเข้าใจในระบบของการการยืมและคืนเงินราชการมากขึ้น และที่สำคัญที่ไม่ควรละเลยคือความทันสมัยของข้อมูลหรือแนวทางที่ได้จัดทำขึ้นค่ะ
การเงินควรมีกลไกช่วยเหลือ ที่ไม่ใช่ work flow (ตามกฎระเบียบราชการ) กรณีไปราชการเร่งด่วน เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ที่ต้องไปปฏิบัติหน้าที กรณีรายงานการเดินทาง หากมีระบบช่วยเหลือที่ชัดเจน ช่วยจัดทำ ตรวจสอบ แก้ไขให้เสร็จสิ้นและส่งได้ในคราวเดียวที่ไปติดต่อยื่นเอกสาร น่าจะเป็นผลดี
สิ่งสำคัญคือ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงระเบียบ หรือพบสัญญาณบางประการที่บ่งบอกว่าอาจเป็นปัญหาในทางปฏิบัติแม้ว่าจะเป็นกระบวนการปกติ ควรสื่อสารข้อมูลให้ real time ทั่วถึง เช่น กรณีการใช้บัตรเครดิต เพื่อผู้ปฎิบัติรับทราบและตระหนักในการร่วมมือปฏิบัติให้ถูกระเบียบ ….
การเงินควรมีกลไกช่วยเหลือ ที่ไม่ใช่ work flow (ตามกฎระเบียบราชการ) กรณีไปราชการเร่งด่วน เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ที่ต้องไปปฏิบัติหน้าที กรณีรายงานการเดินทาง หากมีระบบช่วยเหลือที่ชัดเจน ช่วยจัดทำ ตรวจสอบ แก้ไขให้เสร็จสิ้นและส่งได้ในคราวเดียวที่ไปติดต่อยื่นเอกสาร น่าจะเป็นผลดี
สิ่งสำคัญคือ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงระเบียบ หรือพบสัญญาณบางประการที่บ่งบอกว่าอาจเป็นปัญหาในทางปฏิบัติแม้ว่าจะเป็นกระบวนการปกติ ควรสื่อสารข้อมูลให้ real time ทั่วถึง เช่น กรณีการใช้บัตรเครดิต เพื่อผู้ปฎิบัติรับทราบและตระหนักในการร่วมมือปฏิบัติให้ถูกระเบียบ ….
แนวปฏิบัติที่ดี วิธีปฏิบัติ หรือขั้นตอนการปฏิบัติที่ทำให้องค์การประสบความสำเร็จหรือนำไปสู่ความเป็นเลิศตามเป้าหมาย เป็นที่ยอมรับในวงวิชาการหรือวิชาชีพนั้นๆ และมีหลักฐานของความสำเร็จปรากฏชัดเจน โดยมีการสรุปวิธีปฏิบัติ หรือขั้นตอนการปฏิบัติ ตลอดจนความรู้และประสบการณ์ ที่ได้บันทึกเป็นเอกสาร และเผยแพร่ให้หน่วยงานภายในหรือภายนอกสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ ย่อมนำไปสู้การปฏิบัติที่ดี
การมีแนวปฏิบัติการยืมและคืนเงินราชการเป็นสิ่งที่ดีต่อผู้ปฏิบัติตาม เนื่องจากจะได้ปฏิบัติตามแนวทางที่กำหนดไว้ แต่ในแนวทางนั้นควรมีความชัดเจนเพื่อที่ผู้ปฏิบัติจะได้ไม่สับสน ซึ่งจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ แต่ในบางกรณีหากเกิดปัญหาที่แตกต่างขึ้นก็ควรมีแนงทางเตรียมไว้แก้ไขล่วงหน้า เพื่อป้องกันการเกิดปัญหาอื่นๆตามมาได้
การกำหนดขั้นตอนหรือแนวปฏิบัติในการยืมและคืนเงินราชการนั้นถือเป็นเรื่องดี เพื่อให้บุคลากรในองค์กรสามารถปฏิบัติไปในทิศทางเดียวกัน แต่หากจะทำให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดนั้น ผู้ตรวจสอบคืองานการเงินควรมีการจัดอบรมเพื่อให้ทราบถึงรายละเอียดของตัวอย่างที่ถูกต้อง
ในการเบิกเงินส่วนราชการผู้ใช้งบประมาณจะดำเนินการได้ ก็ต่อเมื่อพระราชบัญญัติงบประมาณรายจ่ายประจำปี ประกาศใช้บังคับเป็นกฎหมาย และส่วนราชการได้รับอนุมัติเงินประจำงวดจากสำนักงบประมาณแล้ว หรือคณะรัฐมนตรีมีมติให้จ่ายเงินไปพลางก่อน ส่วนราชการจะเบิกเงินเพื่อนำไปจ่ายให้แก่บุคคลใด ๆ ได้ก็ต่อเมื่อส่วนราชการผู้ใช้งบประมาณมีข้อผูกพันที่จะต้องจ่ายเงินหรือก่อหนี้ผูกพันได้แต่เฉพาะที่กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับเกี่ยวกับการเงินของแผ่นดิน มติคณะรัฐมนตรี หรือตามที่ได้รับอนุญาตจากกระทรวงการคลัง และส่วนราชการจะเบิกเงินจากคลังเพื่อนำไปจ่ายให้แก่เจ้าหนี้ หรือผู้ที่มีสิทธิรับเงินได้นั้น หนี้หรือข้อผูกพันที่ทางราชการจำเป็นต้องจ่าย ต้องถึงกำหนดที่จะต้องจ่ายเงินหรือใกล้จะถึงกำหนดที่จะต้องจ่ายเงินแล้ว
การจัดทำแนวทางปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือคู่มือในการยืม-คืนเงินราชการ
เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานด้านการเบิกจ่ายให้ถูกต้องตามระเบียบจะทำให้การดำเนินการในขั้นตอนต่างๆ ในแต่ละกิจกรรมอยู่ภายใต้ระเบียบ สามารถลดความผิดพลาด เกิดความรวดเร็วในการปฏิบัติงาน และเป็นไปอย่างมีแบบแผน
และมาตรฐานเดียวกัน