รายงานการประชุมการจัดการความรู้? ครั้งที่ ๒ / ๒๕๕๙

กลุ่มงานกิจการนักศึกษา? วิทยาลัยพยาบาลบรมราชชนนี อุตรดิตถ์

วันที่ ๑๖ มิถุนายน พ.ศ. ๒๕๕๙ เวลา ๑๕.๐๐ ? ๑๖.๓๐ น.

ณ ห้องรองผู้อำนวยการกลุ่มงานกิจการนักศึกษา

รายชื่อผู้เข้าร่วมการประชุม

๑. นางสาวนัยนา????? ??อินธิโชติ??????????? รองฯ กลุ่มงานกิจการนักศึกษา??? (ประธาน)

๒.นางสาววราภรณ์???? ยศทวี? ???????????? ?หัวหน้าฝ่ายพัฒนานักศึกษา??????? (เลขานุการ)

๓.นางนิศารัตน์?????????? นาคทั่ง??? ??????????งานทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม

๔.นางสาวพัชชา? ???????สุวรรณรอด ???????งานทุนการศึกษา

๕. นางสาวสุกัญญา???? ม่วงเลี้ยง???????? งานพัฒนานักศึกษา

รายชื่อผู้ไม่เข้าร่วมการประชุม ไม่มี

เริ่มประชุม ๑๕. ๐๐ น.

ระเบียบวาระที่ ๑ เรื่องแจ้งเพื่อทราบ

-

วาระพิจารณาและหารือ

ประธานติดตามผลการดำเนินการใช้กรบวนการ PDCA ไปใช้ในการทำงานของงานพัฒนานักศึกษาและงานทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม? ขอให้ทุกคนช่วยกันเสนอประเด็นเพื่อกำหนดเป็นประเด็นการจัดการความรู้ ?การจัดกิจกรรมพัฒนานักศึกษาอย่างเป็นระบบ?? ที่ประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้และมีมติดังนี้

สรุปแนวปฏิบัติการนำระบบคุณภาพ PDCA ไปใช้ในการจัดกิจรรมพัฒนานักศึกษา

PDCA Cycle ซึ่งประกอบด้วย 4 ขั้นตอนหลัก ๆ ดังนี้

P = Plan??????? หมายถึง การวางแผน

D = Do????????? หมายถึง การปฏิบัติตามแผน

C = Check????? หมายถึง การตรวจสอบ

A = Action????? หมายถึง การดำเนินการให้เหมาะสม

การวางแผน? (Plan: P) เป็นส่วนประกอบของวงจรที่มีความสำคัญ เนื่องจากการวางแผนจะเป็นจุดเริ่มต้นของงานและเป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้การทำงานในส่วนอื่นเป็นไปอย่างมีประสิทธิผล การวางแผนเป็นการหาองค์ประกอบของปัญหา โดยวิธีการระดมความคิด การเลือกปัญหา การหาสาเหตุของปัญหา การหาวิธีการแก้ปัญหา การจัดทำตารางการปฏิบัติงาน การกำหนดวิธีดำเนินการ การกำหนดวิธีการตรวจสอบและประเมินผล ในขั้นตอนนี้สามารถนำเครื่องมือเบื้องต้นแห่งคุณภาพอื่นๆ มาใช้งานร่วมด้วย เช่น Flowchart, Brainstorming ฯลฯ ในขั้นนี้ดำเนินการดังนี้

1. ตระหนักและกำหนดปัญหาที่ต้องการแก้ไข หรือปรับปรุงให้ดีขึ้น โดยสมาชิกแต่ละคนร่วมมือ และประสานกันอย่างใกล้ชิดในการระบุปัญหาที่เกิดขึ้นในการดำเนินงาน เพื่อที่จะร่วมกัน? ทำการศึกษาและวิเคราะห์หาแนวทางแก้ไขต่อไป

2. เก็บรวบรวมข้อมูล สำหรับการวิเคราะห์และตรวจสอบการดำเนินงานหรือหาสาเหตุ ของปัญหา เพื่อใช้ในการปรับปรุง หรือแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งควรจะวางแผนและดำเนินการเก็บข้อมูลให้เป็นระบบ ระเบียบ เข้าใจง่าย และสะดวกต่อการใช้งาน เช่น ตารางตรวจสอบ แผนภูมิ แผนภาพ หรือแบบสอบถาม เป็นต้น

3. อธิบายปัญหาและกำหนดทางเลือก วิเคราะห์ปัญหา เพื่อใช้กำหนดสาเหตุของความบกพร่อง ตลอดจนแสดงสภาพปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งนิยมใช้วิธีการเขียนและวิเคราะห์แผนภูมิหรือแผนภาพ เช่น แผนภูมิก้างปลา แผนภูมิพาเรโต และแผนภูมิการควบคุมเป็นต้น เพื่อให้สมาชิกทุกคนในทีมงานคุณภาพเกิดความเข้าใจในสาเหตุและปัญหาอย่างชัดเจน แล้วร่วมกันระดมความคิด (Brainstorm) ในการแก้ปัญหา โดยสร้างทางเลือกต่างๆ ที่เป็นไปได้ในการตัดสินใจแก้ปัญหา เพื่อมาทำการวิเคราะห์และตัดสินใจเลือกที่เหมาะสมที่สุดมาดำเนินงาน

4. เลือกวิธีการแก้ไขปัญหา หรือปรับปรุงการดำเนินงาน โดยร่วมกันวิเคราะห์ และวิจารณ์ทางเลือกต่างๆ ผ่านการระดมความคิด และการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นของสมาชิก เพื่อตัดสินใจเลือกวิธีการแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมที่สุดในการดำเนินงานให้สามารถบรรลุตามเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจจะต้องทำวิจัยและหาข้อมูลเพิ่มเติม หรือกำหนดทางเลือกใหม่ที่มีความน่าจะเป็นในการแก้ปัญหาได้มากกว่าเดิม

สรุปเทคนิคการวางแผนที่ดีควรตอบคำถามต่อไปนี้

๑. ?มีอะไรบ้างที่ต้องทำ

๒. ใครทำ

๓. มีอะไรต้องใช้บ้าง

๔. ระยะเวลาในการทำงานแต่ละขั้นตอนเป็นเท่าใด

๕. ลำดับการท างานเป็นอย่างไร ควรทำอะไรก่อน อะไรหลัง

.๖. ?เป้าหมายในการกระทำครั้งนี้คืออะไร

การปฏิบัติตามแผน (Do: D) เป็นการลงมือปฏิบัติตามแผนที่กำหนดไว้ในตารางการปฏิบัติงาน ทั้งนี้ สมาชิกกลุ่มต้องมีความเข้าใจถึงความสำคัญและความจำเป็นในแผนนั้นๆความสำเร็จของการนำแผนมาปฏิบัติต้องอาศัยการทำงานด้วยความร่วมมือเป็นอย่างดีจากสมาชิก ตลอดจนการจัดการทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติงานตามแผนนั้นๆ ในขั้นตอนนี้ขณะที่ลงมือปฏิบัติจะมีการตรวจสอบไปด้วย หากไม่เป็นไปตามแผนอาจ จะต้องมีการปรับแผนใหม่ และเมื่อแผนนั้นใช้งานได้ก็นำไปใช้เป็นแผนและถือปฏิบัติต่อไป

สรุปเทคนิคขั้นตอนการปฏิบัติ

๑. ทำให้ถูกต้องตั้งแต่แรก จะได้ไม่ต้องแก้ไขหรือรับผลเสียจากการกระทำที่ผิดพลาด

๒. ตรวจสอบทุกขั้นตอน หากพบข้อบกพร่องให้รีบแก้ไขก่อนที่ความเสียหายจะขยายเป็นวงกว้าง

การตรวจสอบ (Check: C) หมายถึงการตรวจสอบดูว่าเมื่อปฏิบัติงานตามแผน หรือการแก้ปัญหางานตามแผนแล้ว ผลลัพธ์เป็นอย่างไร สภาพปัญหาได้รับการแก้ไขตรงตามเป้าหมายที่กลุ่มตั้งใจหรือไม่ การไม่ประสบผลสำเร็จอาจจะเกิดจากสาเหตุหลายประการ เช่น ไม่ปฏิบัติตามแผน ความไม่เหมาะสมของแผน? การเลือกใช้เทคนิคที่ไม่เหมาะสม เป็นต้น

สรุปเทคนิคขั้นตอนการตรวจสอบ

๑. ตรวจสอบวิธีการและระยะเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติจริง ว่าทำได้ตามแผนหรือไม่

๒. ตรวจสอบผล ที่ได้ว่าได้ตามเป้าหมายหรือไม่

๓.ตรวจสอบว่ามีข้อมูลอะไรใหม่ๆ เกิดขึ้นบ้าง

๔. รวบรวมและบันทึกข้อมูลที่จำเป็นเพื่อประโยชน์ในการวิเคราะห์และปรับปรุงให้ดีต่อไปสิ่งที่จะสามารถรู้ได้ว่าผลกับแผนที่ตั้งไว้แตกต่างกันอย่างไร

การดำเนินการให้เหมาะสม (Action : A) เป็นการกระทำภายหลังที่กระบวนการ 3 ขั้นตอนตาม

วงจรได้ดำเนินการเสร็จแล้ว ขั้นตอนนี้เป็นการนำเอาผลจากขั้นการตรวจสอบ C) มาดำเนินการให้เหมาะสมต่อไป

สรุปเทคนิคขั้นตอนการดำเนินการให้เหมาะสม

๑. หลังจากตรวจสอบแล้ว ถ้าเราทำได้ตามเป้าหมาย ให้รักษาความดีนี้ไว้

๒. ?หากตรวจสอบแล้ว พบว่ามีข้อผิดพลาดไม่ว่าในขั้นตอนใดๆ ก็ตาม ให้หาสาเหตุและแก้ไขสาเหตุ

๓. ?หาทางปรับปรุง เพื่อให้การปฏิบัติครั้งต่อไปดีขึ้นกว่าเดิม

ที่ประชุมมีความเห็นว่า การดำเนินการและข้อสรุปจากผลการดำเนินการ?การจัดกิจกรรมพัฒนานักศึกษาอย่างเป็นระบบโดยใช้กระบวนการ PDCA?? ?น่าจะนำมาใช้ในการปฏิบัติงานของทุกงานในกลุ่มงาน? จึงขอให้ทุกงานนำไปใช้ในการปฏิบัติงาน และสรุปผลการใช้? เพื่อนำไปกำหนดเป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการทำงานของกลุ่มงานต่อไป

ระเบียบวาระที่ ๒ ?รับรองรายงานการประชุม

ไม่มี

ระเบียบวาระที่ ๓ เรื่องเพื่อพิจารณา

ไม่มี

ปิดประชุมเวลา ๑๖.๓๐ น.

ลงชื่อ ………….วราภรณ์? ยศทวี………ผู้บันทึกการประชุม

(นางสาววราภรณ์?? ยศทวี)

ลงชื่อ ……………..นัยนา? อินธิโชติ ……..ประธานการประชุม

(นางสาวนัยนา? อินธิโชติ)