การจัดการองค์ความรู้

รายงานการประชุมกลุ่มงานบริหาร

ครั้งที่ 1 / 2559

เมื่อวันที่   5   ตุลาคม  2559

ณ ห้องประชุมกาสะลอง  วิทยาลัยพยาบาลบรมราชชนนี อุตรดิตถ์

——————————

ผู้เข้าร่วมประชุม

1. นางสาวดุจเดือน  เขียวเหลือง    ตำแหน่ง รองผู้อำนายการกลุ่มงานบริหาร          ประธาน

2. นายไพทูรย์  มาผิว                ตำแหน่ง หัวหน้าฝ่ายยุทธศาสตร์และพัฒนาคุณภาพ

3. นางสาววิไลวรรณ  บุญเรือง      ตำแหน่ง หัวหน้าฝ่ายพัฒนาบุคลากรและความเสี่ยง

4. นางสาวนัยนา  แก้วคง           ตำแหน่ง หัวหน้าฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศและวิทยบริการ

5. นางสาวนัดดา  กอบแก้ว         ตำแหน่ง  หัวหน้าฝ่ายบริหารงานทั่วไป

6. นายนพณัฐ  รุจิเรืองอนันต์        ตำแหน่ง  เจ้าพนักงานธุรการชำนาญงาน

7. นางสาวสุดารัตน์  ไชยประสิทธิ์   ตำแหน่ง  พยาบาลวิชาชีพชำนาญการพิเศษ

8. นางอรุณรัตน์  พรมมา            ตำแหน่ง พยาบาลวิชาชีพชำนาญการ

9. นายสืบตระกูล  ตันตลานุกูล      ตำแหน่ง พยาบาลวิชาชีพชำนาญการ

10. นายภราดร  ล้อธรรมมา         ตำแหน่ง พยาบาลวิชาชีพชำนาญการ

11. นางจิราพร  วิศิษฎ์โกศล         ตำแหน่ง พยาบาลวิชาชีพชำนาญการ

12. นางนงคราญ  เยาวรัตน์         ตำแหน่ง เจ้าพนักงานการเงินและบัญชีชำนาญงาน

13. นางสุกัญญา  อุมรินทร์          ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่การเงิน

14. นางสุพัตรา  มากำเหนิด        ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บัญชี

15. นางพิชญ์ชาภรณ์  มูลประโคนชัย ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่พัสดุ

16. นางสาวจุฑามาศ  ประเสริฐ   ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชี                    เลขานุการ

จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม

อาจารย์                    จำนวน    9  คน   คิดเป็นร้อยละ  100

เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้อง       จำนวน   7  คน   คิดเป็นร้อยละ  100

ผู้ไม่เข้าร่วมประชุม

ไม่มี

เริ่มประชุมเวลา 15.00 น.

วาระที่ 1. เรื่องที่ประธานแจ้งเพื่อทราบ

- ประธานแจ้งให้ทราบถึงสิ่งที่กลุ่มงานบริหารต้องให้ความสำคัญมาก  โดยเฉพาะงานการเงินนั้นให้เน้นในเรื่องดังนี้

เรื่องที่ 1 บริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ โปร่งใส และใส่ใจบริการ

1.1  ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ

- ประสิทธิภาพ คือ มีการปฏิบัติงานที่มีมาตรฐานมารองรับ

- โปร่งใส รวมถึง ด้านคุณธรรมจริยธรรมมาใช้ในการปฏิบัติงาน

- ใส่ใจบริการ คือ มีความกระตือรือร้นในการให้บริการ  รวมถึงกิริยาท่าทาง , น้ำเสียง คำพูดต่าง ๆ

1.2  จัดทำฐานข้อมูลทางการเงินให้มีความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

เรื่องที่ 2 การบริหารทรัพยากรและลดการใช้พลังงานอย่างมีประสิทธิภาพ

2.1  ควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ โดยการทำข้อมูลสถิติเปรียบเทียบการใช้พลังงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้บุคลากรทุกคนเกิดความตระหนักในเรื่องการประหยัดการใช้พลังงาน

2.2  จัดกิจกรรมส่งเสริมให้ประหยัดทรัพยากรและพลังงาน  โดยทางแผนกการเงินจะออกคำสั่งโรงเรียน ในเรื่องการบริหารทรัพยากร ซึ่งจะต้องประสานงานกับแผนกต่าง ๆ เพื่อแต่งตั้งคณะกรรมการในการร่วมมือกันจัดกิจกรรมลดการใช้กระดาษ และกิจกรรมสำนักงานสีเขียว

2.3  ปรับลดงบประมาณรายจ่ายตามแผนงาน/โครงการ ปีการศึกษา 2560 ซึ่งจะต้องประสานงานกับผู้รับผิดชอบแผนงาน/โครงการ ให้มีความเข้าใจในการการปรับลดงบประมาณรายจ่าย

3.  ทบทวนกระบวนการจัดการความรู้ เป็นกระบวนการแบบหนึ่งที่จะช่วยให้เกิดพัฒนาการของความรู้ภายในองค์กร ประกอบด้วย 7 ขั้นตอน ดังนี้

1. การบ่งชี้ความรู้ เป็นการระบุเกี่ยวกับความรู้ที่องค์กรจำเป็นต้องมีต้องใช้ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายตามวิสัยทัศน์ พันธกิจขององค์กร ได้แก่ ความรู้อะไรบ้าง ความรู้อะไรที่มีอยู่แล้วอยู่ในรูปแบบใด อยู่ที่ใคร

2. การสร้างและแสวงหาความรู้ เป็นการสร้างความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เดิม แยกความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้วออกไป มีหลายแนวทาง เช่น ใช้ SECI model นำบุคลากรที่มีความรู้และประสบการณ์ต่างกันมาประชุม/ทำงานร่วมกัน จ้างคนที่มีความรู้มาทำงานในองค์กร จ้างที่ปรึกษา

3. การจัดความรู้ให้เป็นระบบ เป็นการวางโครงสร้างความรู้ แบ่งชนิด ประเภท เช่น กฎระเบียบ ขั้นตอนการทำงาน ฯลฯ กำหนดวิธีการจัดเก็บและค้นคืน เพื่อให้สืบค้น เรียกคืนและนำไปใช้ได้สะดวก

4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้ เป็นการกลั่นกรองความถูกต้อง ครบถ้วน ทันสมัย ใช้งานได้ของความรู้ ปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน ใช้ภาษาเดียวกัน ปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์

5. การเข้าถึงความรู้ เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้นั้นเข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก เช่น ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) Web board บอร์ดประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นการนำความรู้ที่ได้จากการปฏิบัติงานมาแลกเปลี่ยนเคล็ดลับ เทคนิคการทำงาน เทคนิคการแก้ปัญหา หรือปรับปรุงคู่มือการปฏิบัติงาน สำหรับความรู้ที่ชัดแจ้ง Explicit Knowledge อาจจัดทำเป็น เอกสาร ฐานความรู้ เทคโนโลยีสารสนเทศส่วนความรู้ที่ฝังในตัวคน Tacit Knowledge อาจจัดทำเป็นระบบทีมข้ามสายงาน กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม ชุมชนนักปฏิบัติ ระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัว(ผู้เชี่ยวชาญจากที่หนึ่งไปปฏิบัติงานในอีกที่หนึ่ง) เวทีแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น

7. การเรียนรู้ เป็นการนำความรู้ที่ได้จากการแบ่งปันแลกเปลี่ยนหรือสืบค้นไปใช้ประโยชน์ในการทำงาน แล้วเกิดความรู้ใหม่นำมาเข้าระบบจัดเก็บหรือแบ่งปันแลกเปลี่ยน ก็จะได้องค์ความรู้ใหม่ให้ใช้ประโยชน์ต่อไปได้เรื่อยๆ ควรทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่น เกิดระบบการเรียนรู้จากวงจร “สร้างองค์ความรู้>นำความรู้ไปใช้>เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่” และหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง

มติที่ประชุม รับทราบ

วาระที่ 2. เรื่องรับรองรายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา

ไม่มี

วาระที่ 3. เรื่องสืบเนื่อง

ไม่มี

วาระที่ 4. เรื่องเพื่อพิจารณา

การกำหนดเป้าหมาย ( Desired  State)

1. ประธานในที่ประชุมได้หารือเรื่อง แนวทางการจัดการความรู้ของกลุ่มงานบริหารว่าควรมีประเด็นใดบ้าง  ซึ่งจากการประชุมร่วมกัน พบว่ามีผู้เสนอประเด็นการจัดการความรู้ในเรื่องต่างๆ ได้แก่ การเบิกพัสดุ,  การยืมเงินไปราชการ,  การเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม,  การเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายเดินทางไปราชการ,  การกำกับติดตามงบประมาณรายไตรมาส

มติที่ปประชุม มีความเห็นพ้องต้องกันว่าควรกำหนดเป้าหมายในเรื่องการเร่งรัดการเบิกจ่ายและการเพิ่มประสิทธิภาพในการเบิกจ่ายให้ถูกต้องตามระเบียบ

2. การแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ยวกับเรื่องการเร่งรัดการเบิกจ่ายและการเพิ่มประสิทธิภาพในการเบิกจ่ายให้ถูกต้องตามระเบียบ

- นางนงคราญ  เยาวรัตน์  เจ้าพนักงานการเงินและบัญชีชำนาญงาน  ได้เสนอว่าในการเบิกจ่ายที่เกี่ยวข้องกับทางการเงินควรเน้นให้เป็นไปตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม  การจัดงานและการประชุมระหว่างประเทศ(ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2555,  พระราชกฤษฎีกาว่าด้วยเรื่องค่าใช้จ่ายเดินทางไปราชการ พ.ศ. 2526, ระเบียบการเก็บรักษาเงินและการการนำเงินส่งคลังของส่วนราชการ พ.ศ.2520 ส่วนที 4 เรื่องการจ่ายเงินยืม เพื่อให้เกิดความถูกต้อง บรรลุเป้าหมายและมีประสิทธิภาพ

- งานการเงินเสนอประเด็นที่สำคัญที่พบว่ามีการปฏิบัติไม่ค่อยเป็นไปตามระเบียบ  กลุ่มงานบริหารจึงมีความเห็นร่วมกันว่าควรจัดการความรู้ในประเด็นของการเร่งรัดการเบิกจ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพในการเบิกจ่ายให้ถูกต้องตามระเบียบ  ซึ่งจากการวิเคราะห์ของกลุ่มงานพบว่าปะเด็นปัญหาที่ทำให้การเบิกจ่ายไม่เป็นไปตามกำหนด มีดังนี้

1. การเบิกจ่ายงบประมาณล่าช้า ไม่เป็นไปตามระยะเวลาที่กำหนด
2. เอกสารหลักฐานในการเบิกจ่ายไม่ครบถ้วน   ทำให้การเบิกจ่ายล่าช้า
3. ส่งหลักฐานยืมเงินราชการไม่เป็นไปตามกำหนด
4. เอกสารประกอบการยืมเงินไม่ครบถ้วน
5. ส่งใช้เงินยืมไม่ตรงตามกำหนดระยะเวลา และหลักฐานการส่งใช้ไม่ครบตามจำนวนเงินที่ยืม
6. ผู้ยืมเงินไม่มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับระเบียบ คำสั่ง และแนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้องทำให้ปฏิบัติไม่ถูกต้อง
7. ผู้ยืมเงินไม่มีส่วนเกี่ยวข้องในโครงการ/งานที่ขออนุมัติดำเนินการ
8. ผู้ยืมเงินขออนุมัติยืมเงิน เมื่อใกล้ระยะเวลาที่ต้องดำเนินการ ทำให้ได้รับเงินยืมไม่ทันวันที่ต้องดำเนินการตามแผน/โครงการ
9. ผู้ยืมเงินประมาณการค่าใช้จ่ายและยืมเงินเกินความจำเป็น โดยนำเงินสดมาส่งคืนภายหลังเป็นจำนวนมาก หากปฏิบัติบ่อยครั้งแสดงถึงเจตนาจงใจนำเงินราชการไปใช้ก่อน
10. การขออนุมัติเดินทางอย่างกระชั้นชิดผู้มีอำนาจอนุมัติไม่สามารถอนุมัติก่อนการเดินทางได้
11. การเบิกค่าเช่าที่พักเกินสิทธิของตนเอง
12. ใบเสร็จรับเงิน กากบัตรโดยสารเครื่องบิน หรือใบรับเงิน (Itinerary Receipt) สูญหายระหว่างการเดินทางไปราชการ
13. บุคลากรยังขาดความรู้ความเข้าใจ/ความชำนาญ/ความเชี่ยวชาญ ในกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับหรือแนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ

มติที่ประชุม เห็นชอบในการเลือกประเด็น เรื่อง การเร่งรัดการเบิกจ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพในการเบิกจ่ายให้ถูกต้อง ตามระเบียบและในการประชุมครั้งต่อไปจะมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันถึงแนวทางในการแก้ไขปัญหา

วาระที่ 5. เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

ไม่มี

วาระที่ 6. เรื่องอื่น ๆ

ไม่มี

เลิกประชุมเวลา  16.30 น.

(นางสาวจุฑามาศ  ประเสริฐ)

ผู้จดรายงานการประชุม

(นางสาวดุจเดือน  เขียวเหลือง)

ผู้ตรวจรายงานการประชุม