การจัดการองค์ความรู้

ชื่อผลงาน แนวทางการเขียนหนังสือราชการที่ดี

ชื่อเจ้าของผลงาน นายไพทูรย์ มาผิว สังกัด วิทยาลัยพยาบาลบรมราชชนนี อุตรดิตถ์

เบอร์โทร 08 4815 1097 E-mail paitoon@unc.ac.th

1. ความเป็นมาและความสำคัญของวิธีหรือแนวทางปฏิบัติที่ดี

การเขียนหนังสือราชการเป็นการสื่อสารที่สำคัญในระบบราชการ ซึ่งตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 ได้ให้ความหมายไว้ว่า “หนังสือรายการ” หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ มี ๖ ประเภท ได้แก่ 1) หนังสือภายนอก 2) หนังสือภายใน 3) หนังสือประทับตรา 4) หนังสือสั่งการ (คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ) 5) หนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว) และ 6) หนังสือ                 ที่เจ้าหนา้ที่ทำขึ้นหรือรับไวเ้ป็หลักฐานในราชการ (หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น)  โดยหนังสือราชการแต่ละประเภทอาจมีจุดเน้นที่แตกต่างกัน แต่จุดมุ่งหมายเดียวกัน คือ การสื่อความหมายได้ถูกต้อง ตรงประเด็น ผู้เขียนและผู้อ่านเข้าใจตรงกัน กล่าวคือ ข้อความที่ผู้เขียนเขียนขึ้นนั้น จะต้องสื่อความหมายและความต้องการได้อย่างถูกต้อง ชัดเจนว่า ผู้เขียนต้องการให้ใคร ทำอะไร ที่ไหน เวลาใด ด้วยเหตุผลประการใด และทำอย่างไร ส่งผลให้ผู้อ่านตอบสนองได้ถูกต้อง ตรงประเด็น เกิดผลลัพธ์ในการทำงานราชการที่ดี                         ทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อไป

อย่างไรก็ตาม แม้ปัจจุบันการเขียนหนังสือราชการจะมีความสำคัญ เป็นวิธีการสื่อสารที่เป็นทางการและเป็นหลักฐานในราชการ แต่ก็มีบุคลากรในระบบราชการไม่น้อยที่ยังเขียนหนังสือราชการไม่ถูกต้อง เขียนข้อความไม่ชัดเจน ไม่ตรงประเด็น ข้อความเยิ่นเย้อ วกวน ทำให้ผู้อ่านตีความไม่ถูกต้อง หรือไม่เข้าใจในจุดมุ่งหมายของหนังสือราชการ ส่งผลต่อการปฏิบัติตามหรือตอบสนองตามความต้องการของผู้เขียนไม่ถูกต้อง เกิดผลเสียต่อระบบราชการตามมา เช่น เสียเวลา สิ้นเปลืองทรัพยากรจากการดำเนินการที่ไม่ถูกต้องตามเป้าประสงค์ของผู้เขียนหนังสือราชการนั้นๆ หรืออาจเกิดปัญหาสัมพันธภาพหรือบรรยาการศในการทำงานร่วมกันของบุคลากรที่แย่ลง จากการตีความในหนังสือราชการที่ผิดไปได้

เมื่อพิจารณาจากปัญหาที่เกิดจากการเขียนหนังสือราชการ พบว่า ปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อความถูกต้องของการเขียนหนังสือราชการ คือ ผู้เขียนหรือร่างหนังสือราชการไม่ได้เคร่งครัดตามระเบียบสารบรรณมากนัก บุคลากรปฏิบัติตามความเคยชิน ตลอดจนขาดความรู้ความเข้าใจที่ถูกต้องในหลักการและจุดมุ่งหมายของการเขียนหนังสือราชการ ทำให้หนังสือราชการที่เขียนขึ้นมีรูปแบบไม่ถูกต้อง เนื้อหาเข้าใจยาก ไม่ครบถ้วน ดังนั้น การสร้างความรู้ความเข้าใจ ตลอดจนกำหนดแนวทางการเขียนหนังสือราชการที่ดี ตั้งแต่รูปแบบ หลักการร่าง และการพิมพ์หนังสือที่ถูกต้อง ครบถ้วน และมีแนวปฏิบัติไปในทิศทางเดียวกัน จะช่วยลดระยะเวลาในการทำงาน ลดเวลาในการตีความ เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการปฏิบัติตามหนังสือราชการที่เขียนขึ้น อันจะเป็นประโยชน์ต่อระบบราชการสืบไป

2. วัตถุประสงค์

2.1 เพื่อพัฒนาแนวทางการเขียนหนังสือราชการที่มีประสิทธิภาพ

2.2 เพื่อสร้างเสริมวัฒนธรรมองค์กรด้านการเขียนหนังสือราชการที่ถูกต้อง ครบถ้วน ตรงประเด็น

3.เป้าหมาย

3.1 ตัวชี้วัดเชิงปริมาณ

· ไม่พบข้อผิดพลาดหรือข้อร้องเรียนใดๆ จากหนังสือราชการที่ส่งออก

3.2 ตัวชี้เชิงคุณภาพ

· หนังสือราชการมีรูปแบบที่ถูกต้อง

· หนังสือราชการประกอบด้วยภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ที่ชัดเจน ตรงประเด็น

4. แนวคิด/โมเดลที่นำมาใช้ในการพัฒนาวิธี/แนวปฏิบัติที่ดี/ที่เป็นเลิศ

แนวคิดที่นำมาใช้ในการพัฒนาแนวทางการเขียนหนังสือราชการที่ดี คือ กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management [KM]) ซึ่งเป็นหนึ่งในข้อกำหนดของการดำเนินการประกันคุณภาพการศึกษา องค์ประกอบที่ 5 การบริหารจัดการ ประเด็นเกี่ยวกับการพัฒนาองค์กรแห่งการเรียนรู้ ด้วยกระบวณการ KM          7 ตอน ได้แก่ 1) การบ่งชี้ความรู้ 2) การสร้างและแสวงหาความรู้ 3) การจัดความรู้ให้เป็นระบบ 4) การประมวลและกลั่นกรองความรู้ 5) การเข้าถึงความรู้ 6) การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ และ 7) การเรียนรู้

5. ขอบเขตและระยะเวลาดำเนินการ

การพัฒนาแนวปฏิบัติ : แนวทางการเขียนหนังสือราชการที่ดี ดำเนินการตามกระบวนการ KM                      โดยกลุ่มเป้าหมายที่สำคัญ คือ บุคลากรสายสนับสนุนการจัดการศึกษา กลุ่มสำนักงาน วิทยาลัยพยาบาล                    บรมราชชนนี อุตรดิตถ์ ซึ่งเป็นผู้ที่เกี่ยวข้องกับการร่างและเขียนหนังสือราชการโดยตรง จำนวน 20 คน                     เริ่มดำเนินการพัฒนาแนวปฏิบัติระหว่างเดือนมกราคม พ.ศ. 2564 ถึงเดือนพฤษภาคม พ.ศ. 2564

6. กระบวนการที่ทำให้เกิดวิธี/แนวปฏิบัติที่ดี/ที่เป็นเลิศ

การดำเนินการพัฒนาแนวปฏิบัติการเขียนหนังสือราชการที่ดี มีจุดเริ่มจากบุคลาการสายสนับสนุน                   ที่รับผิดชอบงานสารบรรณกลางของวิทยาลัยนำเสนอปัญหาและข้อผิดพลาดที่พบบ่อย คือ บุคลากรสายสนับสนุนการจัดการศึกษา กลุ่มสำนักงานส่วนใหญ่ไม่รู้รูปแบบและหลักการการเขียนหนังสือราชการที่ถูกต้อง                      ส่งผลให้การร่างหนังสือราชการเกิดจากความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนของตนเอง และปฏิบัติจนเป็นความเคยชิน                 เนื้อหาสาระในหนังสือราชการจุงไม่ครบถ้วน ไม่ตรงประเด็น เขียนวกวน ดังนั้น งานสารบรรณ จึงจับประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้นมาหาแนวทางแก้ไข โดยการพัฒนาศักยภาพของบุคลากรดังกล่าวให้ดีขึ้น ตามแนวคิดกระบวนการจัดการความรู้ ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 การบ่งชี้ความรู้ ดำเนินการโดยสำรวจปัญหาและสาเหตุของปัญหา คือ

• · ปัญหา : บุคลากรสายสนับสนุน กลุ่มสำนักงาน พร่องความรู้ในการเขียนหนังสือราชการ
• · ข้อมูลสนับสนุน :

จากการสอบถามบุคลากรสายสนับสนุน กลุ่มสำนักงาน เกี่ยวกับรูปแบบและหลักการการเขียนหนังสือราชการที่ถูกต้อง ควรเป็นอย่างไร พบว่า บุคลากรส่วนใหญ่ตอบไม่ถูกต้อง โดยเขียนหนังสือราชการตามความเข้าใจและความเคยชินที่บอกต่อๆ กันมา

• · สาเหตุ : จากข้อมูลสะท้อนให้เห็นว่า บุคลากรพร่องความรู้ในการเขียนหนังสือราชการ และวิทยาลัยไม่มีแนวปฏิบัติที่ดีที่จะช่วยส่งเสริมหรือสนับสนุนให้บุคลากรเขียนหนังสือราชได้ถูกต้อง
• · ผลกระทบที่เกิดจากปัญหา :

ผู้รับหนังสืออาจตีความไม่ถูกต้อง หรือไม่เข้าใจในจุดมุ่งหมายของหนังสือราชการ ส่งผลต่อการปฏิบัติตามหรือตอบสนองตามความต้องการของผู้เขียนไม่ถูกต้อง เกิดผลเสียต่อระบบราชการตามมา เช่น เสียเวลา สิ้นเปลืองทรัพยากรจากการดำเนินการที่ไม่ถูกต้องตามเป้าประสงค์ของผู้เขียนหนังสือราชการนั้นๆ หรืออาจเกิดปัญหาสัมพันธภาพหรือบรรยาการศในการทำงานร่วมกันของบุคลากรที่แย่ลง จากการตีความในหนังสือราชการที่ผิดไปได้

• · การบ่งชี้ความรู้ที่ต้องการพัฒนา คือ แนวทางการเขียนหนังสือราชการที่ดี
• · กลุ่มเป้าหมาย ได้แก่

บุคลากรสายสนับสนุนการจัดการศึกษา กลุ่มสำนักงานที่มีขอบเขตหน้าที่ในร่างและเขียนหนังสือราชการ

ขั้นตอนที่ 2 การสร้างและแสวงหาความรู้ ดำเนินการ ดังนี้

2.1 การอบรมเพิ่มพูนความรู้ หลักการ และรูปแบบการเขียนหนังสือราชการที่ถูกต้อง สำหรับบุคลากรสายสนับสนุนการจัดการศึกษา กลุ่มสำนักงาน จำนวน 20 คน จำนวน 1 ครั้ง ใช้เวลา 3 ชั่วโมง โดยทีมวิทยากรภายในวิทยาลัยที่มีประสบการณ์ทั้งการร่าง เขียน และตรวจทานหนังสือราชการของวิทยาลัยก่อนที่จะให้ผู้มีอำนาจลงนามในหนังสือราชการ กิจกรรมประกอบด้วย การบรรยาความรู้ และฝึกปฏิบัติการเขียนหนังสือราชการตามสถานการณ์ที่กำหนดให้

2.2 การเสวนา (Dialogue) จะดำเนินการต่อจากกิจกรรมการอบรมความรู้ โดยให้ผู้ร่วมอบรมเล่าประสบการณ์เรียนรู้การเขียนหนังสือราชการทั้งเรื่องที่ประสบความสำเร็จ หรือจากปัญหาและอุปสรรค จากนั้นร่วมอภิปรายแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน

2.3 ถอดบทเรียน เพื่อนำข้อมูลเข้าสู่การกำหนดเป็นแนวปฏิบัติที่ดีต่อไป

ขั้นตอนที่ 3 การจัดระบบขององค์ความรู้ ดำเนิการโดยทีมจัดการความรู้ร่วมกันพิจารณาข้อมูล                   จากประสบการณ์ตรง ทั้งความสำเร็จและปัญหาที่ได้จากการถอดบทเรียนในขั้นตอนที่ 2 มาจัดลำดับและกำหนดเป็นร่างแนวปฏิบัติการเขียนหนังสือราชการที่ดี

ขั้นตอนที่ 4 การประมวลกลั่นกรองตรวจสอบองค์ความรู้ ทีมจัดการความรู้ร่วมกันพิจารณา                          ร่างแนวปฏิบัติการเขียนหนังสือราชการที่ดี พร้อมทั้งสืบค้นข้อมูลความรู้ ข้อมูลเชิงประจักษ์ที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาแนวปฏิบัติการเขียนหนังสือราชการที่ดี และนำมาปรับปรุงแนวปฏิบัติฉบับสมบูรณ์ เพื่อนำไปใช้เป็นแนวทางสำหรับกลุ่มเป้าหมายต่อไป

ขั้นตอนที่ 5 การเข้าถึงความรู้ โดยนำเสนอแนวปฏิบัติการเขียนหนังสือราชการที่ดีแก่บุคลากรกลุ่มเป้าหมาย และส่งเสริมการนำไปใช้ประโยชน์ภายในหน่วยงาน ตั้งแต่เดือนกุมภาพันธ์ พ.ศ. 2564 ถึงเดือนพฤษภาคม พ.ศ. 2564 โดยหนังสือราชการที่กลุ่มเป้าหมายเขียนขึ้น ก่อนให้ผู้มีอำนาจลงนาม จะตรวจสอบรูปแบบหลัการและเนื้อหา พร้อมทั้งบันทึกไว้

ขั้นตอนที่ 6 การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ โดยจัดประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน ภายหลังจะปฏิบัติตามแนวปฏิบัติการเขียนหนังสือราชการที่ดี

ขั้นตอนที่ 7 การเรียนรู้ ทีมจัดการความรู้ถอดบทเรียนจากข้อมูลแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของกลุ่มเป้าหมาย และจากบันทึกการตรวจสอบหนังสือราชการ ก่อนให้ผู้มีอำนาจลงนาม

7. อธิบายกระบวนการ/ขั้นตอนการดำเนินการวิธีการ/นวัตกรรมที่เป็นแนวทปฏิบัติที่ดี/ที่เป็นเลิศ

7.1 แนวทางการเขียนหนังสือราชการที่ดี วิทยาลัยพยบาลบรมราชชนนี อุตรดิตถ์ ประกอบด้วย 3 ขั้นตอน ดังนี้

1) ขั้นเตรียมการร่างหนังสือ

2) ขั้นร่างหนังสือ

3) ขั้นเขียนหนังสือ

4) ขั้นตรวจทาน

5) ขั้นเสนอผู้ลงนาม

7.2 รายละเอียด มีดังนี้

1) ขั้นเตรียมการร่างหนังสือ

1.1 ศึกษาเรื่อง หรือวัตถุประสงค์ของการเขียนหนังสือราชการนั้นๆ อย่างเข้าใจว่า                      ใคร ต้องการอะไรหรือต้องการให้ทำอะไร ทำไม อย่างไร เมื่อไหร่

1.2 หนังสือที่ต้องเขียนเป็นหนังสือประเภทใด ดังต่อไปนี้

1.2.1 หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการ ใช้ติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก                                                   1.2.2 หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน

1.2.3 หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดบักรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้รับผิดชอบและลงชื่อ ย่อกำกับตรา

1.2.4 หนังสือสั่งการ (คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ)

1.2.5 หนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว)

1.2.6 หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ (หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น)

2) ขั้นร่างหนังสือ

2.1 ศึกษาจากหนังสือเก่าที่เป็นต้นแบบที่ดี

2.2 ร่างหลังสือ โดยยึดหลัก “5 ถูก” ได้แก่ “ถูกแบบ ถูกเนื้อหา ถูกหลักภาษา             ถูกความนิยม ถูกใจผู้ลงนาม” ดังต่อไปนี้

2.2.1 ถูกแบบ โดยการเลือกรูปแบบของหนังสือ/แบบฟอร์มกระดาษในการเขียนหนังสือตามประเภทของหนังสือที่ต้องการเขียนให้ถูกต้อง ดังต่อไปนี้

1) หนังสือภายนอก ใช้แบบฟอร์ม “กระดาษครุฑ”

2) หนังสือภายใน ใช้แบบฟอร์ม “กระดาษบันทึกข้อความ”

3) หนังสือประทับตรา ใช้แบบฟอร์ม “กระดาษครุฑ”

4) หนังสือสั่งการ (คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ)

ใช้แบบฟอร์ม “กระดาษครุฑ”

5) หนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ แถลงการณ์)

ใช้แบบฟอร์ม “กระดาษครุฑ”

6) หนังสือที่เจ้ำหน้ำที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

- หนังสือรับรอง ใช้แบบฟอร์ม “กระดาษครุฑ”

- บันทึก ใช้แบบฟอร์ม “กระดาษบันทึกข้อความ”

2.2.2 ถูกเนื้อหา โดยร่างหนังสือให้ถูกต้อง ครบถ้วน ซึ่งเนื้อหา/ข้อความหนังสือราชการทั่วไป ควรประกอบด้วย 3 ส่วน ดังนี้

ส่วนที่ 1 ภาคเหตุ เป็นเนื้อหาส่วนแรก ให้บอกถึงเหตุที่เขียนหนังสือเท่าที่จำเป็น  ถ้าเคยติดต่อกันมาก่อนอาจอ้างถึงหรือเท้าความเดิมอย่างย่อที่สุด โดยการเขียนเนื้อหาภาคเหตุนี้                ให้ยึดหลัก “5W1H”

ส่วนที่ 2 ภาคความประสงค์ เป็นเนื้อหาส่วนที่สอง ให้เขียนแสดงความประสงค์ว่า ต้องให้ผู้รับปฏิบัติอย่างไร ถ้ามีหลายข้อให้แยกเป็นข้อ ๆ ให้ชัดเจน

ประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณาการเขียนหนังสือ “ภาคความประสงค์” นี้ คือ จะต้องสัมพันธ์กับ “เรื่อง” ของหนังสือ ตัวอย่าง เช่น

· เรื่อง  ขอเชิญไปเป็นวิทยากร

· ภาคความประสงค์จะเขียนให้สอดคล้อง คือ………………………………..                  จึงขอเรียนเชิญไปเป็นวิทยากรตามหัวข้อ วัน เวลา และสถานที่ข้างต้น

ส่วนที่ 3 ภาคสรุปความ เป็นภาคสรุป ไม่ควรมีมากกว่า ๑-๒ บรรทัด โดยทั่วไปข้อความที่นิยมเขียน คือ “จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ/พิจารณา ขอขอบคุณมา ณ ที่นี้”

โดยการเขียนคำขอบคุณ เขียนให้เหมาะสมและสอดคล้องกับบุคคลที่เรา “เรียน” และมีหลักในการเขียน คือ          เสมอ/ต่ำกว่า     ใช้       ขอขอบคุณ / ขอขอบคุณมา ณ ที่นี้

สูงกว่า            ใช้       จะขอบคุณยิ่ง / ขอขอบคุณอย่างยิ่ง

ชั้นกราบเรียน    ใช้       จะเป็นพระคุณยิ่ง /

ขอกราบขอบพระคุณ………..

2.2.3 ถูกหลักภาษา โดยเขียนให้ถูกรูปประโยค ไวยากรณ์ และความสัมพันธ์ระหว่างข้อความ/ประโยค

2.2.4 ถูกความนิยม โดยความนิยมในที่นี้ คือ ความนิยมที่ใช้กันโดยทั่วไป                         ในวงราชการ และความนิยมเฉพาะผู้ลงนามในหนังสือ เช่น

· ความนิยมในสรรพนาม ความนิยมโดยทั่วไปสำหรับหนังสือภายนอก หรือหนังสือติดต่อในนามส่วนราชการ จะไม่ใช้คำสรรพนาม ว่า “ข้าพเจ้า” หรือ “กระผม” แต่จะนิยมใช้ชื่อ               ส่วนราชการ เช่น “กรมส่งเสริมสหกรณ์” “ส ำนักงำน ก.พ.” แทน เป็นต้น

· ความนิยมในถ้อยคำสำนวน เช่น หนังสือราชการนิยมใช้ภาษาราชการ/ภาษาทางการ การเชื่อมคำหรือประโยคไม่นิยม ใช้คำซ้ำกัน เพราะจะไม่ไพเพราะหรืออาจทำให้เข้าใจสับสนได้ จึงนิยมใช้คำให้แตกต่างกัน เช่น “ที่–ซึ่ง-อัน” เป็นคำที่ใช้แทนกันได้ หรือ “และ–กับ–รวมทั้ง–ตลอดจน” เป็นคำที่ใช้แทนกันได้ เป็นต้น

2.2.5 ถูกใจผู้ลงนาม โดยยึดหลักการพื้นฐาน ดังนี้

· เขียนให้ถูกต้อง

· เขียนให้ชัดเจน

· เขียนให้รัดกุม

· เขียนให้กะทัดรัด

· เขียนให้บรรลุวัตถุประสงค์

3) ขั้นเขียนหนังสือ

ผู้เขียนลงมือเขียนหนังสือราชการตามแบบฟอร์มของประเภทหนังสืออย่างถูกต้อง

· หลักการ 5 ถูก (ถูกแบบ ถูกเนื้อหา ถูกหลักภาษา ถูกความนิยม ถูกใจผู้ลงนาม)

· โครงสร้างการเขียน แบ่งเป็น 3 ส่วน ได้แก่ ภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป

· เนื้อหาภาคเหตุ ยึดหลัก 5W1H

· เนื้อหาภาคความประสงค์ สัมพันธ์กับ “เรื่อง”

· การเขียนคำขอบคุณให้เหมาะสมและสอดคล้องกับบุคคลที่ “เรียน”

4) ขั้นตรวจทาน

4.1 ผู้เขียนอ่านหนังสือที่เขียนขึ้น และปรับแก้ ครั้งที่ 1

4.2 ผู้เขียนนำหนังสือที่ปรับแก้ครั้งที่ 1 ไปให้ผู้ร่วมงานช่วยอ่าน และปรับแก้ ครั้งที่ 2

4.3 ผู้เขียนนำหนังสือที่ปรับแก้ครั้งที่ 2 ไปให้เจ้าหน้าที่สารบรรณตรวจทาน

และปรับแก้ ครั้งที่ 3

4.4 ผู้เขียนนำหนังสือที่ปรับแก้ครั้งที่ 3 เสนอผู้ลงนาม

5) ขั้นเสนอผู้ลงนาม

5.1 ผู้ลงนามอ่าน – ไม่ถูกต้อง ไม่ถูกใจ – ให้ปรับแก้

5.2 ผู้เขียนปรับแก้ – เสนอผู้ลงนาม – ลงนาม – เสร็จสิ้น

8. อธิบายคลังความรู้ที่ได้ดำเนินการ

การจัดการความรู้ครั้งนี้ ทำได้แนวปฏิบัติในการทำงานเพิ่มขึ้น 1 แนวทาง คือ “แนวทางการเขียนหนังสือราชการที่ดี วิทยาลัยพยบาลบรมราชชนนี อุตรดิตถ์” ซึ่งเกิดจากการสังเคราะห์ความจากประสบการณ์ตรงของปฏิบัติงาน ซึ่งเป็นลำดับขั้นตอนที่ง่ายต่อไปนำไปใช้ได้จริง

9. ผลการดำเนินการตามตัวชี้วัด/ผลสัมฤทธิ์/ประโยชน์ที่ได้รับ

จากการประเมินผลการดำเนินงานตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ ดังนี้

ตัวชี้วัด	ผลการดำเนินงาน	การบรรลุ	ข้อเสนอแนะ
ตัวชี้วัดเชิงปริมาณ · ไม่พบข้อผิดพลาดหรือข้อร้องเรียนใดๆ จากหนังสือราชการที่ส่งออก	ไม่มี	บรรลุ
ตัวชี้เชิงคุณภาพ · หนังสือราชการ                     มีรูปแบบที่ถูกต้อง	จากการตรวจสอบหนังสือราชการก่อนให้มีอำนาจลงนาม พบว่า รูปแบบการเขียนหนังสือราชการถูกต้องทุกฉบับ	บรรลุ
· หนังสือราชการประกอบด้วยภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุปที่ชัดเจน ตรงประเด็น	จากการตรวจสอบหนังสือราชการก่อนให้มีอำนาจลงนาม 15 ฉบับ พบว่า 1) การเขียนหนังสือครบด้วยตามองค์ประกอบการเขียนหนังสือราชการ 2) มี 2 ฉบับที่เขียนข้อความสื่อจุดมุ่งหมายยังไม่ชัดเจน ข้อความวกวน ต้องปรับปรุงและร่างหนังสือใหม่	บรรลุ	·จัดทำคู่มือแนวทางการเขียนหนังสือราชการ พร้อมยกตัวอย่างการเขียนที่หลากหลายตรงกับขอบเขตงานที่ปฏิบัติ

10. ปัจจัยความสำเร็จ

10.1 ความร่วมมือของบุคลากรผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับการเขียนหนังสือราชการ

10.2 บุคลากรสายสนับสนุนการจัดการศึกษา กลุ่มสำนักงาน และเจ้าหน้าที่สารบรรณเห็นความสำคัญของการเขียนหนังสือราชการที่ถูกต้อง ครบถ้วน จึงเรียนรู้และร่วมปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง

10.3 ผู้บริหารให้การมสนับสนุนในการจัดทำแนวปฏิบัติจนบรรลุความสำเร็จระดับหนึ่ง

11. บทเรียนที่ได้รับ

จากการประเมินผลตามตัวชี้วัด พบว่า บรรลุทุกตัวชี้วัด สะท้อนให้เห็นว่า แนวปฏิบัติการทำงานถือเป็นเครื่องมือช่วยนำแนวทางการทำงานที่ถูกต้อง ยึดถือปฏิบัติไปในทิศทางเดียวกัน ช่วยลดระยะเวลาในการทำงาน ลดเวลาในการตีความ เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการปฏิบัติตามหนังสือราชการที่เขียนขึ้น อันจะเป็นประโยชน์ต่อระบบราชการสืบไป

อย่างไรก็ตาม จากการประเมินตามตัวชี้วัดเชิงคุณภาพ พบว่า มี 2 ฉบับที่เขียนข้อความสื่อจุดมุ่งหมาย                ยังไม่ชัดเจน การเขียนข้อความวกวน ต้องปรับปรุง และร่างหนังสือใหม่ สะท้อนให้เห็นว่า การจะเขียนหนังสือราชการซึ่งเป็นเอกสารสำคัญทางราชการให้สื่อความหมายและจุดมุ่งหมายที่ชัดเจน ถูกต้องนั้น ผู้ปฏิบัติจำเป็น ต้องอาศัยการฝึกฝนการเขียนบ่อยๆ สร้างประสบการณ์การใช้ภาษาที่สวยงาน ถูกต้อง เป็นทางการ จนเกิดเป็นความเคยชิน และความชำนาญในที่สุด

12. การเผยแพร่

แนวทางการเขียนหนังสือราชการที่ดี วิทยาลัยพยาบาลบรมราชชนนี อุตรดิตถ์ ยังเผยแพร่ในวงจำกัดภายในวิทยาลัยเท่านั้น แต่คาดว่า จะเผยแพร่โดยทั่วเพื่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในลำดับต่อไป