การจัดการองค์ความรู้

สรุปแนวทางปฏิบัติการเขียนรายงานการเดินทางไปราชการ

โดยใช้กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management)

กิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากประสบการณ์

1. ผู้ร่วมกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์การเขียนรายงานการเดินทางไปราชการร่วมกัน วันที่ 27 มกราคม 2563 เวลา 13.30 – 15.30 น.

1. อาจารย์ไพทูรย์         มาผิว

2. อาจารย์อรุณรัตน์       พรมมา

3. อาจารย์นัยนา           แก้วคง

4. อาจารย์วีระยุทธ        อินพะเนา

5. อาจารย์ภราดร         ล้อธรรม

7. อาจารย์ดารณี          ขันใส

8. คุณนงคราญ            เยาวรัตน์

9. คุณนราพร              ประทุม

10.คุณจุฑามาศ            มหาวี

11.คุณนิภาภรณ์           เมืองด่าน

12.คุณปวีณา              หลวงกว้าง

2. แนวทางปฏิบัติการเขียนรายงานการเดินทางไปราชการ

ก่อนเดินทางไปราชการ ประชุม/อบรม/สัมมนา

1.1 ศึกษาวัน เวลา สถานที่ และผู้เข้าร่วมประชุม/อบรม/สัมมนา

1.2 ระบุจำนวนวันเดินทางไปราชการ

1.2.1 จำนวนวันประชุม/อบรม/สัมมนา

1.2.2 จำนวนวันเดินไป-กลับจากการประชุม/อบรม/สัมมนา 2 วัน โดยกำหนดวันเดินทางไปล่วงหน้า 1 วัน และวันกลับหลังเสร็จการประชุม/อบรม/สัมมนา 1 วัน

1.2.3 จำนวนเดินทางไปราชการทั้งหมด เท่ากับ ข้อ 1.2.1 + ข้อ 1.2.2

1.3 เลือกวิธีการเดินทางตามสิทธิ์และระเบียบข้อบังคับต่างๆ ทั้งเที่ยวไปและเที่ยวกลับ

1.4 บันทึกขออนุมัติไปราชการผ่านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของวิทยาลัย

1.5 ประมาณการค่าใช้จ่ายในการไปราชการ

1.5.1 คำนวณระยะเวลาและเบี้ยเลี้ยงไปราชการ

A. ใช้โปรแกรม Excel โดยระบุข้อมูลที่จำเป็น ดังนี้

1) กำหนดวันและเวลาเริ่มที่เดินทางจากบ้านพัก/สำนักงาน

2) กำหนดวันและเวลากลับถึงบ้านพัก/สำนักงาน

โดยเวลาตามข้อ 1 และ 2 ต้องมีสอดคล้องกับวิธีการเดินทางของยานพาหนะโดยสารที่เลือก

3) ระบุวันสุทธิ โดยพิจารณาจากตัวเลขชั่วโมงจากผลการคำนวณจากโปรแกรม Excel คือ จำนวนชั่วโมงไม่ถึง 24 ชั่วโมง แต่ > 12 ชั่วโมง ให้นับเป็น 1 วัน

4) พิจารณาผู้จัดประชุมว่าจัดอาหารให้กี่มื้อ (จาก 3 มื้อ/วัน)

5) นำข้อมูลที่ได้จาก ข้อ 1-4 กรอกลงโปรแกรม Excel ให้ถูกต้อง

B. ใช้ Application for IOS : Time & Date Calculator โดยกรอกข้อมูลที่จำเป็นตามที่ app ต้องการ ซึ่งข้อมูลที่ได้ จะแสดงผลเป็น จำนวนวัน จำนวนชั่วโมง จำนวนนาที

C. ใช้ Application for Android : Calculator Date & Time โดยกรอกข้อมูลที่จำเป็นตามที่ app ต้องการ ซึ่งข้อมูลที่ได้ จะแสดงผลเป็น จำนวนวัน จำนวนชั่วโมง จำนวนนาที

1.5.2 คำนวณค่าที่พัก/คืน/คน

1) ค่าที่พัก/คืนตามจริง แต่ไม่เกินที่เบิกได้ตามระเบียบ

2) จำนวนวันที่ค้างคืน

3) จำนวนคนที่ไปราชการ

4) ค่าที่พัก = ข้อ 1 x ข้อ 2 x ข้อ 3

1.5.3 ค่าพาหนะ

1) กรณีเดินทางโดยรถยนต์ส่วนตัว 4 บาท/กิโลเมตร โดยอ้างอิงระยะจาก Google map และบันทึกข้อความขออนุมัติเดินโดยรถยนต์ส่วนตัว

2) กรณีเดินทางโดยรถโดยสาร ตามจ่ายจริงไม่เกินระเบียบกำหนด มีดังนี้

2.1) ค่าพาหนะรับจ้างจากที่พัก-สถานีรถโดยสาร x 2 เที่ยว (เที่ยวไป-เที่ยวกลับ)

2.2) ค่าพาหนะประจำทางจากต้นทาง-ปลายทาง x 2 เที่ยว (เที่ยวไป-เที่ยวกลับ)

3) กรณีเดินทางโดยรถยนต์วิทยลัย ให้ประมาณการค่าน้ำรถยนต์

1.6 ยืมเงินตามระเบียบ โดยยื่นก่อนเดินทางไปราชการ อย่างน้อย 5 วัน

การเขียนรายงานการเดินทางไปราชการ

2.1 สรุปการประมาณการค่าใช้จ่ายในการไปราชการ ตามข้อ 1.5

2.2 ร่างการเขียนรายงานการเดินทางการไปราชการลงในแบบฟอร์มที่กรมบัญชีกลางกำหนด                 โดยนำข้อมูลสรุปจากข้อ 2.1 มาเขียนลงแบบฟอร์มให้ถูกต้อง ตามลำดับ ดังนี้

ลำดับที่ 1 แบบ บก.111 ใบรับรองแทนใบเสร็จ (เขียนเป็นรายบุคคล)

ลำดับที่ 2 แบบ 8708 ส่วนที่ 1 หน้า 2 หัวข้อหมายเหตุ : เป็นการเขียนชี้แจงรายละเอียดการไปปฏิบัติราชการ กรณีเวลาเริ่มออกเดินททางไม่พร้อมกันให้เขียนแยกเป็นรายบุคคล โดยการเขียนส่วนนี้ ต้องให้สอดคล้องกับแบบ บก.111

ลำดับที่ 3 แบบ 8708 ส่วนที่ 2 หลักฐานการจ่ายเงินในการเดินทางไปราชการ (แบบหมู่คณะ)

ลำดับที่ 4 แบบ 8708 ส่วนที่ 1 ใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ พร้อมหลักฐานให้ถูกต้อง ครบถ้วน ตามระเบียบ

2.3 กรณีพบปัญหาหรือข้อสงสัยในการเบิกจ่าย การเขียนรายงานให้ปรึกษาโดยตรงกับเจ้าหน้าที่งานการเงินและบัญชี

2.4 เขียนรายงานการเดินทางการไปราชการลงในแบบฟอร์มที่กรมบัญชีกลางกำหนด

2.5 ส่งรายงานการเดินทางการไปราชการให้งานการเงินและบัญชีตรวจสอบ

1) กรณีรายงานมีความถูกต้อง ครบถ้วน งานการเงินและบัญชีดำเนินการหักล้างเอกสารหลักฐาน การเบิกจ่ายเบิกจ่ายจริงๆ กับสัญญายืมเงินไปราชการ และดำเนินการเลิกจ่ายตามระเบียบ

2) กรณีไม่ถูกต้อง ครบถ้วน งานการเงินและบัยชีแจ้งผู้จัดทำรายงานให้แก้ไขจนถูกต้อง ครบถ้วน จากนั้นงานการเงินและบัญชีดำเนินการหักล้างเอกสารหลักฐาน การเบิกจ่ายเบิกจ่ายจริงๆ กับสัญญายืมเงินไปราชการ และดำเนินการเลิกจ่ายตามระเบียบ